[replay] – No Code Loves Culture #3 : automatiser la synchronisation entre Excel et l’agenda Google

Le « No code » ? Tout est dans le titre : il s’agit de créer et de déployer des logiciels sans écrire de code informatique, grâce à l’utilisation de plateformes de développement.

Pour ce live « No Code Love Culture » du 7 mars 2025, nous avons créé une automatisation permettant de synchroniser des dates de tournées depuis une tableur vers différetns calendrier Google. Ce live a été imaginé à partir d’un besoin exprimé par Sarah Mégard co-fondatrice de FullFull bureau de compagnies de cirqu basé à Montreuil.

Replay

Cadre du projet

FullFull utilise actuellement Google Agenda et Excel pour gérer les dates de tournée de différentes compagnies artistiques. Le principal problème est la perte d’historique des dates abandonnées ou annulées, car elles sont simplement supprimées de l’agenda. De plus, la mise à jour du tableur Excel est manuelle et peu régulière.

L’objectif est de créer un système automatisé qui permette de :

• Centraliser la gestion des dates dans Google Sheets.
• Piloter la création, la mise à jour et la suppression d’événements dans Google Agenda à partir des données du tableur.
• Conserver un historique complet de toutes les dates, y compris celles qui n’ont pas été confirmées.
• Simplifier le processus pour l’équipe de Fullfull, notamment Sarah.

Solution proposée

La solution proposée est de partir des données du tableur Google Sheets pour alimenter les agendas Google. Ainsi, lorsqu’une date est abandonnée, l’événement est supprimé de l’agenda pour en faciliter la lecture, mais l’information est conservée dans le tableur pour l’historique.

Choix des outils

Pour créer cette automatisation, on utilise les API des différents outils utilisés par FullFull. On préfère Google sheet à Microsoft excel car Fullfull n’a pas de drive microsoft mais utilise le Drive de Google. En effet pour envoyer une requête l’API d’un tableur, celui-ci doit être hébergé en ligne (et pas sur le bureau de votre ordinateur).

Côté automatisation, on à le choix entre 4 outils :

Dans le contexte de ce live pour fullfull nous optons pour make qui permettra dans sa version gratuite de réaliser l’automation.

Scénario 1

Création d’un événement: Lorsqu’une nouvelle ligne (une nouvelle date) est ajoutée dans Google Sheets avec un statut « piste », Make crée automatiquement un événement correspondant dans Google Agenda. Il récupère l’ID du calendrier associé au projet, le nom du spectacle, les dates de début et de fin, la description, la couleur et le lieu. L’ID de l’événement créé est ensuite enregistré dans le tableur Google Sheets.

Scénario 2

Mise à jour d’un événement: Lorsqu’une information est modifiée dans le tableur, le scénario de mise à jour se déclenche (statut, date, lieu). Si le statut passe à « abandonné », l’événement est supprimé de Google Agenda. Sinon, l’événement est mis à jour avec les nouvelles informations (date, lieu, statut). Ce scénario implique une certaine complexité dans la logique pour gérer les conditions (abandonné ou non).

Important : ce scénario utilise un déclencheur de type « watch change ». L’intégration avec google sheet nécessite de paramétrer des autorisation au niveau du compte google associé.
Ça peut paraitre un peu obscure meme avec un bon tuto on s’en sort ! Voici un article qui explique étape par étape comment procéder.

La démo, la démo, la démo…

Vous connaissez l’effet démo ? Quand on souhaite montrer quelque chose qui fonctionnait bien mais qui là ne fonctionne plus ? Voici une seconde vidéo avec la démo qui fonctionne et les explications associée.

Conclusion

Dans ce live on a pu découvrir comment synchroniser un tableur avec un google agenda. Mais de manière plus générale, on souhaitait vous faire découvrir comment interargir avec les API (application programme interface) de différents outils. Il est alors possible de « faire communiquer » différents outils, de récupérer des informations depuis l’un, de les manipuler, pour les utiliser avec un autre outil. Ça ouvre le champs de possible, n’est-ce pas ?

Une recommandation tout de même : attention au format des données. Vos automatisations seront plus simple à concevoir si les données (par exemple les dates) sont correctement formatées.

À propos des lives « No code loves culture »

Ces lives sont des rendez-vous en ligne qui explorent les possibilités offertes par le no-code avec un focus sur le secteur culturel. Lors de ces live on explore les outils no-code avec un processus de « build in public » où l’application est construite en direct avec des commentaires et des explications.

Ces lives sont des rendez-vous en ligne qui explorent les possibilités offertes par le no-code avec un focus sur le secteur culturel. Lors de ces live on explore les outils no-code avec un processus de « build in public » où l’application est construite en direct avec des commentaires et des explications.

Ces lives sont des rendez-vous en ligne qui explorent les possibilités offertes par le no-code avec un focus sur le secteur culturel. Lors de ces live on explore les outils no-code avec un processus de « build in public » où l’application est construite en direct avec des commentaires et des explications.

Vous êtes invité.e à exprimer vos idées, problématiques, projets… Ils pourraient bien être le sujet d’un de nos prochains live !

Contactez-nous pour en savoir plus sur le no-code et/ou pour aborder un sujet en lien avec votre structure lors d’un prochain live.